INSTITUCIONALIZACIÓN DE LAS EMPRESAS

La falta de institucionalización en las empresas genera problemas tan graves que pueden llevar a la quiebra, paralización o descapitalización del negocio.

​Cuando se habla de empresa familiar es fundamental retomar el concepto de empresa como tal. Las empresas tienen jerarquías y procesos como la toma de decisiones, que el fundador hace de manera intuitiva o a prueba y error.

Esto es lo que Carlos Llano llamaba la “empresa personalista”. Todo gira alrededor del dueño y en relación a lo que el director hace o no hace, decide o no decide. De manera que institucionalizar a la empresa familiar se trata de ayudarle al dueño o al fundador a:

  • Dar estructura a la organización.
  • Repartir responsabilidades.
  • Tomar decisiones con el equipo directivo.
  • Medir objetivos.
  • Saber pedir resultados.

¿CUÁNDO HABLAR DE INSTITUCIONALIZAR A LAS EMPRESAS FAMILIARES?

Generalmente este paso se da cuando llega el momento en el que la empresa crece a tal tamaño que se vuelve inmanejable. Esto ocurre cuando todo funciona de forma desordenada y arbitraria. Se suelen encontrar las prioridades y toman de decisiones como respuesta a urgencias, no con orden ni la estructura debidas.

Estas acciones resuelven el tema de la profesionalización o institucionalización de la empresa. Sin embargo, la parte de la propiedad y la familia son dos ámbitos que en las empresas familiares están muy interrelacionados.

La parte familiar se refiere a cómo se educa a sus integrantes a ser dueños de un negocio y a buscar otras alternativas de ingreso. La expectativa es que las generaciones se vayan incorporando al negocio, pero en un proceso educativo adecuado y formal.

CÓMO INSTITUCIONALIZAR A LA EMPRESA FAMILIAR

Desde el punto de vista de propiedad, hay que trabajar también en la institucionalización realizando juntas con los accionistas en tiempo y forma. Una buena asamblea es el vehículo para ir educando a las siguientes generaciones con respecto a sus responsabilidades legales.

La falta de una adecuada institucionalización normalmente genera problemas tan graves que pueden llevar a la quiebra, la paralización o la descapitalización del negocio.

Además, los conflictos por la administración acaban por repartir el negocio, haciendo que este finalmente se pulverice. Al darse este tipo de problemas, la familia deja de serlo y tal vez nunca más se volverán a hablar, a ver o a dirigir la palabra como consecuencia de una ruptura mal manejada en el contexto familiar.

En resumen, institucionalizar a las las empresas es una acción necesaria para una adecuada sucesión. De otra manera ésta se vuelve muy complicada, además de que una empresa familiar no institucionalizada está condenada a fracasar. La institucionalización garantiza la continuidad del negocio a futuro.

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN EN EMPRESAS FAMILIARES

Existen razones prácticas y razones de principio muy importantes para establecer un Consejo de Administración en las empresas familiares. Conoce más aquí.

​El vínculo entre socios o dueños y la Dirección de una empresa es, obviamente, la figura de un Consejo de Administración. Cuando hablamos de institucionalizar a las empresas familiares, nos referimos a instituir un Consejo de Administración profesional y formal.

Existen razones prácticas y razones de principio muy importantes para establecer un Consejo de Administración en una empresa familiar. Un punto es que, si bien el fundador es director general y dueño del negocio, lo que le da la cualidad de hacer con su empresa lo que se le dé la gana.

NUEVOS INTERESES Y DUDAS EN LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS FAMILIARES

Al darse la sucesión legal por la vía testamentaria o por donación, las personas que heredan sus acciones adquieren derechos sobre la parte proporcional que dichas acciones representan. Con ello, empezarán a tener intereses, preguntas o inquietudes que deberán ser atendidas. En este punto, el director general debería enfocarse en hacer lo que le corresponde para no perder el foco. Si opta por atender directamente a todos los dueños de la empresa, acabará por convertirse en una especie de director de Relaciones Públicas con los inversionistas.

De ahí la importancia de contar con una Junta de Accionistas. Este es el órgano máximo de cualquier negocio o empresa mercantil en el que se depositan ciertas facultades para pedirle cuentas al director general. Aunque el director general tenga acciones, no es el dueño único y tiene que responder ante los demás dueños. Por ello, hay que poner orden en esa dinámica.

UN ÓRGANO QUE VIGILA EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS

La función del Consejo de Administración, sean empresas familiares o no, es sancionar y avalar las estrategias y las decisiones trascendentes que impacten al negocio de manera significativa. Esto debe cumplirse con independencia de que se trate de una fusión, el contrato de un crédito importante o un proyecto de inversión que implique destinar recursos al negocio u otros.

Estas decisiones no las toma el director general de manera aislada, sino que las somete a este Consejo de empresas familiares para que delibere sobre el futuro del negocio y los intereses de los dueños.

Otra de sus funciones es la de nombrar y, en su momento, ratificar al director general en su puesto, de acuerdo a sus capacidades y cualidades. Además, es el órgano encargado de revisar los resultados obtenidos en el cumplimiento de esa encomienda.

En general se dice que un Consejo de Administración cumple con tres funciones básicas: regular la iniciativa, el dinero y el poder. Cuando sólo está el dueño, él asume esa responsabilidad. Es el dueño absoluto del patrimonio y el poder. Al faltar el fundador hay que asegurarse de que esos tres elementos sigan presentes, y se interrelacionen de manera adecuada para estar al servicio del negocio y de los dueños en consecuencia.

Por tanto, el Consejo de Administración en empresas familiares, además de regular y ordenar las acciones de la empresa, evita generar fuentes de conflicto, de roces o de desenfoque que terminan por afectar al negocio.​

¿CÓMO AFECTAN LAS EMPRESAS FAMILIARES DISFUNCIONALES AL DIRECTOR?

“Una empresa familiar se diferencia de una empresa no familiar porque el papel que juega cada miembro está muy conectado con su identidad, incluidos los roles de poder”.

Doug Baumoel, fundador y director de Continuity Family Business Consulting.

El aspecto más desafiante de dirigir una empresa familiar es la gestión de conflictos. La consecuencia de una mala convivencia dentro del entorno familiar lleva a empresas familiares disfuncionales.

La afectación y el desgaste se potencializan de manera importante si varios miembros de la familia trabajan en la empresa, ya que los problemas familiares se trasladan de forma directa al negocio.

Además, es probable que a partir de esto surjan bandos que desemboquen, entre otros conflictos, en:

  • Guerras internas
  • Bloqueo de iniciativas
  • Desacuerdo con la gestión de los demás integrantes

LA EMPRESA NUNCA ES AJENA A LA DINÁMICA FAMILIAR

El hecho de que el fundador de la organización juegue un papel activo dentro de la misma, muchas veces constituye un freno ante las provocaciones negativas entre los demás integrantes de la empresa familiar.

Sin embargo, cuando el patriarca o matriarca de la compañía ya no está presente, es muy posible que emerjan ciertas disfunciones de forma descontrolada debido a la negatividad, rencores, desacuerdos o conflictos que permanecían contenidos desde mucho tiempo atrás.

Si los problemas no se resuelven totalmente desde un inicio, pueden conducir a la empresa a su quiebra financiera o a la ruptura de la familia. A veces ambas cosas.

Que la empresa se divida a partir de una familia enojada, puede crear un entorno de alta competencia. El caso de las empresas Adidas y Puma ejemplifican a la perfección las empresas familiares disfuncionales.

Los hermanos Adolf y Rudolf Dassler creadores de la marca deportiva Adidas, terminaron por dividirse debido a diferencias personales irreconciliables, tal como lo señala el libro Sneaker Wars: The Enemy Brothers Who Founded Adidas and Puma and the Family Feud That Forever Changed the Business of Sports.

¿QUÉ ACCIONES SE PUEDEN TOMAR PARA CONVERTIR EMPRESAS FAMILIARES DISFUNCIONALES EN ORGANIZACIONES SANAS?

Una de las soluciones podría ser la creación de un Consejo Familiar, espacio creado específicamente para favorecer la unidad y armonía. Dentro de éste se pueden abordar conflictos potenciales y encontrar su solución.

Este Consejo Familiar estará regulado por un código, en donde se establezcan ciertas reglas para tomar decisiones sobre aspectos de relevancia para el desarrollo de la empresa.

Según Empresas familiares. Generación a generación, de John A. Davis, estas son las cuatro razones que justifican la creación de un Consejo de Familia:

  • Es el lugar idóneo para que los parientes conozcan los derechos y responsabilidades inherentes a la propiedad y la dirección de la empresa.
  • El consejo traza el límite entre la familia y la empresa, dando la oportunidad de ser escuchados por aquellos miembros de la familia alejados de la empresa.
  • Profesionaliza la toma de decisiones, evitando las precipitaciones de las reuniones informales.
  • Facilita la generación de un ‘código de intercambios’ y de un plan familiar.

Cabe señalar que antes de plantear la generación de un Consejo Familiar y establecer el Código Familiar, debe haber una reflexión seria y profunda acerca de ser socio de familiares.

Si no existe la seguridad de participar totalmente en el proyecto, la mejor decisión será no involucrarse en el proyecto empresarial y buscar una separación amable y negociada.

LA PREVENCIÓN EN LAS EMPRESAS FAMILIARES

La regla de oro es la prevención para ir un paso adelante. Si la empresa espera a que el conflicto sea evidente, lo que ocurrirá es que la familia terminará dividida.

La prevención contra la empresas familiares disfuncionales va de la mano con los valores y la educación transmitida desde la célula familiar. Si esto se lleva a cabo de manera favorable, se generará una sana convivencia que desarrollará un espíritu incluyente, de calidez, aceptación, apertura y agradecimiento dentro de la organización.

Es preciso que los integrantes de las empresas familiares saquen el mayor provecho del conflicto y logren dinámicas de crecimiento para convertirse en mejores compañías que generen una mejor sociedad.

Fuentes:

*IESE Business School

*Sneaker Wars

*Entrepreneur

*Continuity Family Business Consulting

EMPRESAS FAMILIARES, ¿NEGOCIOS RENTABLES?

¿Quién dice que las empresas familiares no pueden ser negocios rentables? El éxito es más que factible aunque requiere ciertas consideraciones, ¿las conoces?

En entrevista, el profesor Ricardo Aparicio nos habla acerca de los retos que enfrentan las empresas familiares para lograr permanencia, estabilidad y ser negocios rentables.

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES RETOS DE UNA EMPRESA FAMILIAR PARA QUE ÉSTA SEA FUNCIONAL Y ESTABLE?

Parte de los retos que tiene una empresa familiar es lograr que los ámbitos que la conforman –familiar, empresarial y el de la propiedad- coincidan e interactúen de manera adecuada. Podríamos decir que la clave de los negocios rentables está en la armonía entre sistemas y al interior de los mismos.

Parte de la desarmonía que hay en los sistemas radica en no reconocer todas estas fronteras o mezclar todo. Esto se debe a que el ámbito de la empresa invade el ámbito de la familia, sábados, domingos, comidas familiares, etc. Es común encontrarnos todo el tiempo hablando de la empresa por lo que esta termina invadiendo esas esferas de manera importante.

En síntesis, hay que aprender a distinguir cada uno de estos ámbitos y armonizarlos para no confundir:

  • Ámbitos, roles o lujos.
  • Cariño con capacidad.
  • El rol de padre con el rol de director.
  • El flujo económico con el flujo patrimonial.

Los negocios rentables saben lidiar con estas confusiones o trampas.

¿QUIÉN PONE LAS REGLAS EN UNA EMPRESA FAMILIAR?

En las empresas familiares impera la regla de oro: “El que tiene el oro pone la regla”. Es decir, quien tiene el 51% de las acciones es quien manda. En una empresa no es necesario imponer este criterio, a menos que exista algún tipo de desavenencia o desacuerdo. Esto se debe a que las reglas desde un principio las establece el fundador.

Cuando se da el primer cambio de generación, un reto importante es la definición de las reglas con las que operará la empresa en lo sucesivo. En ocasiones, estas reglas no están establecidas de forma clara, no se ha meditado acerca de ellas o si afectan los intereses de los integrantes.

En este punto se entra en una serie de conflictos y choques de interés. Por ello, parte del reto del fundador es dejar reglas aceptadas para la gestión y de la propiedad que garanticen la creación de negocios rentables. Esto se conoce como Protocolo Familiar.

Al establecer este protocolo se pueden definir tantos temas como la familia necesite:

  • Quién puede ingresar a la empresa.
  • Quién tendría que salir en un momento dado.
  • Si alguien quiere vender, cómo realizar el proceso de compra-venta.
  • Si se debe generar algún fondo especial para ayudar a algún familiar en caso de enfermedad o en caso de dificultad.
  • Si algún miembro quiere poner un nuevo negocio si se le apoyará y cómo.
  • Si los negocios nuevos que se emprendan serían con participación de toda la familia o no.

Hay una lista muy amplia de temas. Lo que es importante destacar es que el protocolo debe ser producto de una exploración, de un diálogo abierto y conducido o guiado por la generación que va a vivir esas reglas. Es común que exista la tentación de imponer estas reglas a la generación que sigue y esto generalmente no funciona.

¿CÓMO SE LOGRA QUE LAS EMPRESAS FAMILIARES SEAN NEGOCIOS RENTABLES?

Algo que mata la competitividad en las empresas familiares es el nepotismo. Es decir, estoy en el negocio no por mis capacidades sino por mi filiación o por un tema de nacimiento.

En la empresa debe imperar el talento, la capacidad, la profesionalidad. Esto es, estar ahí por méritos (quiero y puedo).

Asimismo, en la familia deben imperar valores como la entrega, el cariño a la empresa y el interés por el futuro del negocio. Entonces, lo que la familia tiene que hacer es ser una buena familia y ser buenos dueños.

Cuando una familia está unida y comprometida con el negocio, este recibe una dimensión muy distinta a la empresa:

  • Los empleados se sienten parte de esa familia.
  • Hay mayor lealtad.
  • Existe mayor interés por lograr resultados a largo plazo.
  • Hay proyecto.
  • Hay cariño.
  • Se tiene una proyección hacia futuro.

Desde mi punto de vista, el drama de la empresa familiar es que la familia nunca es neutral a la empresa, funciona muy bien o funciona muy mal. Cuando la familia funciona bien, esa empresa es parte de los negocios rentables.

Cuando la familia funciona mal va a acabar llevando a la empresa todos esos problemas, la va acabar o quebrando o llevando a un nivel de desarrollo muy pequeño. Por eso es fundamental que se atiendan estos ámbitos y confusiones. No se debe permitir que las confusiones se extiendan porque van a afectar de manera directa a la competitividad del negocio.

¿LOS VALORES EMPRESARIALES SON TAMBIÉN LOS DE LA FAMILIA?

Sí, la familia infunde los valores en la empresa de manera clarísima. No se pueden vivir unas cosas en la familia y otras muy diferentes en el negocio. Los negocios rentables viven de los valores que les impregna su familia.

Una familia que vive con honestidad, cariño, trabajo arduo, transparencia y capacidad permeará con esos valores a la empresa. Conflictos, resentimientos, ocultamiento de la verdad, excesos en el gasto patrimonial van a acabar por afectar al negocio. En este último caso, la empresa se desgasta, se ocultan las cosas y va a existir desconfianza dentro de la empresa.

Los valores parten de las personas. Por lo tanto, si se es una persona honesta, se tendrá un negocio honesto. La empresa es el reflejo de lo que son las personas que la conforman. Los valores que se viven en la empresa reafirman y afianzan los valores que se viven en la familia.

En ese sentido, la familia se beneficia de la empresa que refuerza sus propios valores. Pero, definitivamente, los valores parten de la familia hacia la empresa.​​

SUCESIÓN EN LAS EMPRESAS FAMILIARES

La sucesión en las empresas familiares es uno de los retos más complejos y la clave para determinar si una transición será exitosa o el inicio del fracaso.

En las empresas familiares se da una interesante dinámica, ya que en la persona de su fundador confluyen potestas y auctoritas. Al ser esta misma persona quien suele poseer la mayoría de las acciones, detenta la fuente principal de poder en la empresa, la propiedad legal, así como en la familia, el control patrimonial.

Esta triple coincidencia de poder, potestas y auctoritas genera en una persona múltiples complicaciones y dificultades. Resulta especialmente relevante cuando llega el momento de la sucesión en las empresas familiares entre la primera y segunda generación. Es decir, cuando la descendencia del fundador asume la propiedad y gestión del negocio.

Cuando este cambio se planea y se ejecuta con suficiente tiempo, el proceso sucesorio tiene mayores posibilidades de éxito. Es por ello que muchos consultores y autores de libros relacionados con las empresas familiares sugieren adelantar la sucesión del fundador. De esta forma, puede ayudar a la generación que asume la gestión del negocio.

La familia y la empresa tienen naturalezas y formas distintas de funcionar que terminan por traslapar en la empresa familia. Aquí se suelen dar confusiones importantes que derivan en complicaciones durante una sucesión.

EL RETO DE LA SUCESIÓN EN LAS EMPRESAS FAMILIARES

El reto más importante para el fundador está en su disposición a ceder el poder. Si no es capaz de manejar bien su poder, puede caer en un poder despótico. En este supuesto, sólo su voluntad contará.

En cambio, si el dueño delega o cede el poder, podrá darse paso a la siguiente generación. Cabe señalar que este es un proceso que debe prepararse e irse ejecutando con al menos siete u ocho años de anticipación a su retiro (Barnes and Hershon 1976).

Un retraso innecesario en la sucesión en las empresas familiares pone en riesgo al negocio. Siendo el fundador una figura tan importante, su pérdida repentina supondrá una crisis. Si además el negocio está en malas condiciones o la situación económica del país o sector donde la empresa hace negocios pasa por momentos complicados, es probable que la empresa no sobreviva.

A lo anterior hay que añadir que, ante el vacío de poder que deja el fundador cuando parte de forma abrupta. Es muy fácil que se generen luchas entre los herederos. Ya sea por el control del negocio o por quedarse con una mayor part​e de herencia, o por ambas razones.

EL CAMINO PARA UNA SUCESIÓN CORRECTA

El fundador debe afrontar la sucesión en las empresas familiares. De lo contrario, su historia y todo lo que ha trabajado pasará a ser parte del 70% de la estadística de empresas familiares que fracasan al momento de tener que hacer la primer transición generacional.

En gran medida, esta suerte está en las manos del fundador hacer que las cosas sucedan de la mejor manera posible. La clave está en que el fundador sea capaz de soltar el poder y trasladarlo a los órganos de gobierno en la figura de un Consejo de Administración.

Es necesario que esto se haga con poder real. Se debe permitir que en un momento oportuno sea un tercero quien asuma la dirección general del negocio, pudiendo o no ser una o uno de sus hijos.

Se podría afirmar que es más importante saber terminar bien un ciclo de éxito que haberlo iniciado. Por ello, es necesario ayudar a los fundadores a tomar conciencia de la importancia del reto personal que deberán enfrentar. Así se se facilita el éxito en la sucesión en las empresas familiares.

Debe recordarse que esto es por el bien de su familia, de su empresa y del país donde viven.

CONFLICTOS EN LA EMPRESA FAMILIAR

La mayoría de las empresas familiares se conservan de esta forma con la idea de perdurar en el tiempo, pero los conflictos del día a día crean enfrentamientos que debilitan los vínculos. Tal vez por ello dos terceras partes de las empresas familiares mexicanas no pasan a la segunda generación, porque no hay un hijo que las lidere. Los herederos se pelean y se reparten el negocio, sólo un tercio logra superar el primer paso generacional y 50% más fallece al dar paso a la tercera generación. El resultado final es que sólo una de cada seis empresas llega a la tercera generación.

Si bien hay claras ventajas cuando una empresa es familiar por tener un solo dueño, también puede caer en abusos o dinámicas perniciosas por la posibilidad de mandar y controlar sin restricciones.

Uno de los aspectos más comunes que inquieta a la empresa familiar es el abuso de los recursos, principalmente del dinero que se genera. En términos generales esto se presenta de la segunda generación en adelante; normalmente, quien funda un negocio, es una persona austera que vive bien, pero sin derrochar, y prácticamente todo lo que gana lo reinvierte en el negocio.

El problema se presenta cuando el fundador ya no está presente y su descendencia, que ha crecido en número y nivel de gasto, se rehúsa a adoptar un modo de vida acorde con las necesidades de la organización.

Vivir bien no tendría que verse como algo malo, siempre que esté dentro de unos límites razonables. Un ritmo de vida “relajado” donde existen muchos viajes de placer, se juega al golf, hay constantes compromisos sociales con un nivel de gasto personal excesivo hace que, quien funge como responsable de la empresa, esté demasiado distraído para dirigir la empresa.

Esa ausencia de liderazgo eleva el riesgo de que no se tomen buenas decisiones y si añadimos el gran riesgo de no permitir el nivel de reinversión requerido, tenemos la receta ideal para ver un negocio quebrado en pocos años.

Es muy común que el proceso para la sucesión no se realice de manera adecuada y por desgracia ocurre más de lo deseado en México y en el mundo. Aprender a ser un buen dueño es fundamental y esto se adquiere en el hogar y desde que los hijos son pequeños.

Un aspecto vital para el éxito y continuidad de la empresa familiar es tener “buenos” dueños. Quizá en la segunda generación no hay quien pueda estar al frente de los negocios familiares, por vocación o por capacidad, pero serán propietarios y deben cuidar su patrimonio.

El proceso de la sucesión puede ser de dos tipos: por decisión o por defunción, de la respuesta depende la generación de conflictos o la ausencia de ellos. Cuando se opta por la sucesión se debe formar de manera conjunta al sucesor, a la empresa, al propietario y a la familia. Si alguno falla, el proceso es inconcluso.

Aprender a resolver los conflictos es fundamental, las relaciones en las empresas familiares son muy emocionales, no podemos dejar de sentir, mas el punto crucial es resolverlos en el momento adecuado.

Para ello, es importante recurrir a mecanismos que sirvan como mediadores. Los Consejos de Familia y un Consejo de Administración son los organismos que pueden ayudar a realizar esta tarea, donde al lograr la institucionalización la empresa tendrá más probabilidades de sobrevivir y mantener a la familia unida.​

*Publicado originalmente en EL UNIVERSAL