La falta de institucionalización en las empresas genera problemas tan graves que pueden llevar a la quiebra, paralización o descapitalización del negocio.

​Cuando se habla de empresa familiar es fundamental retomar el concepto de empresa como tal. Las empresas tienen jerarquías y procesos como la toma de decisiones, que el fundador hace de manera intuitiva o a prueba y error.

Esto es lo que Carlos Llano llamaba la “empresa personalista”. Todo gira alrededor del dueño y en relación a lo que el director hace o no hace, decide o no decide. De manera que institucionalizar a la empresa familiar se trata de ayudarle al dueño o al fundador a:

• Dar estructura a la organización.
• Repartir responsabilidades.
• Tomar decisiones con el equipo directivo.
• Medir objetivos.
• Saber pedir resultados.

¿CUÁNDO HABLAR DE INSTITUCIONALIZAR A LAS EMPRESAS FAMILIARES?

Generalmente este paso se da cuando llega el momento en el que la empresa crece a tal tamaño que se vuelve inmanejable. Esto ocurre cuando todo funciona de forma desordenada y arbitraria. Se suelen encontrar las prioridades y toman de decisiones como respuesta a urgencias, no con orden ni la estructura debidas.

Estas acciones resuelven el tema de la profesionalización o institucionalización de la empresa. Sin embargo, la parte de la propiedad y la familia son dos ámbitos que en las empresas familiares están muy interrelacionados.

La parte familiar se refiere a cómo se educa a sus integrantes a ser dueños de un negocio y a buscar otras alternativas de ingreso. La expectativa es que las generaciones se vayan incorporando al negocio, pero en un proceso educativo adecuado y formal.

CÓMO INSTITUCIONALIZAR A LA EMPRESA FAMILIAR

Desde el punto de vista de propiedad, hay que trabajar también en la institucionalización realizando juntas con los accionistas en tiempo y forma. Una buena asamblea es el vehículo para ir educando a las siguientes generaciones con respecto a sus responsabilidades legales.

La falta de una adecuada institucionalización normalmente genera problemas tan graves que pueden llevar a la quiebra, la paralización o la descapitalización del negocio.

Además, los conflictos por la administración acaban por repartir el negocio, haciendo que este finalmente se pulverice. Al darse este tipo de problemas, la familia deja de serlo y tal vez nunca más se volverán a hablar, a ver o a dirigir la palabra como consecuencia de una ruptura mal manejada en el contexto familiar.

En resumen, institucionalizar a las las empresas es una acción necesaria para una adecuada sucesión. De otra manera ésta se vuelve muy complicada, además de que una empresa familiar no institucionalizada está condenada a fracasar. La institucionalización garantiza la continuidad del negocio a futuro.

¿Quién dice que las empresas familiares no pueden ser negocios rentables? El éxito es más que factible aunque requiere ciertas consideraciones, ¿las conoces?

En entrevista, el profesor Ricardo Aparicio nos habla acerca de los retos que enfrentan las empresas familiares para lograr permanencia, estabilidad y ser negocios rentables.

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES RETOS DE UNA EMPRESA FAMILIAR PARA QUE ÉSTA SEA FUNCIONAL Y ESTABLE?

Parte de los retos que tiene una empresa familiar es lograr que los ámbitos que la conforman –familiar, empresarial y el de la propiedad- coincidan e interactúen de manera adecuada. Podríamos decir que la clave de los negocios rentables está en la armonía entre sistemas y al interior de los mismos.

Parte de la desarmonía que hay en los sistemas radica en no reconocer todas estas fronteras o mezclar todo. Esto se debe a que el ámbito de la empresa invade el ámbito de la familia, sábados, domingos, comidas familiares, etc. Es común encontrarnos todo el tiempo hablando de la empresa por lo que esta termina invadiendo esas esferas de manera importante.

En síntesis, hay que aprender a distinguir cada uno de estos ámbitos y armonizarlos para no confundir:

• Ámbitos, roles o lujos.
• Cariño con capacidad.
• El rol de padre con el rol de director.
• El flujo económico con el flujo patrimonial.

Los negocios rentables saben lidiar con estas confusiones o trampas.

¿QUIÉN PONE LAS REGLAS EN UNA EMPRESA FAMILIAR?

En las empresas familiares impera la regla de oro: “El que tiene el oro pone la regla”. Es decir, quien tiene el 51% de las acciones es quien manda. En una empresa no es necesario imponer este criterio, a menos que exista algún tipo de desavenencia o desacuerdo. Esto se debe a que las reglas desde un principio las establece el fundador.

Cuando se da el primer cambio de generación, un reto importante es la definición de las reglas con las que operará la empresa en lo sucesivo. En ocasiones, estas reglas no están establecidas de forma clara, no se ha meditado acerca de ellas o si afectan los intereses de los integrantes.

En este punto se entra en una serie de conflictos y choques de interés. Por ello, parte del reto del fundador es dejar reglas aceptadas para la gestión y de la propiedad que garanticen la creación de negocios rentables. Esto se conoce como Protocolo Familiar.

Al establecer este protocolo se pueden definir tantos temas como la familia necesite:

• Quién puede ingresar a la empresa.
• Quién tendría que salir en un momento dado.
• Si alguien quiere vender, cómo realizar el proceso de compra-venta.
• Si se debe generar algún fondo especial para ayudar a algún familiar en caso de enfermedad o en caso de dificultad.
• Si algún miembro quiere poner un nuevo negocio si se le apoyará y cómo.
• Si los negocios nuevos que se emprendan serían con participación de toda la familia o no.

Hay una lista muy amplia de temas. Lo que es importante destacar es que el protocolo debe ser producto de una exploración, de un diálogo abierto y conducido o guiado por la generación que va a vivir esas reglas. Es común que exista la tentación de imponer estas reglas a la generación que sigue y esto generalmente no funciona.

¿CÓMO SE LOGRA QUE LAS EMPRESAS FAMILIARES SEAN NEGOCIOS RENTABLES?

Algo que mata la competitividad en las empresas familiares es el nepotismo. Es decir, estoy en el negocio no por mis capacidades sino por mi filiación o por un tema de nacimiento.

En la empresa debe imperar el talento, la capacidad, la profesionalidad. Esto es, estar ahí por méritos (quiero y puedo).

Asimismo, en la familia deben imperar valores como la entrega, el cariño a la empresa y el interés por el futuro del negocio. Entonces, lo que la familia tiene que hacer es ser una buena familia y ser buenos dueños.

Cuando una familia está unida y comprometida con el negocio, este recibe una dimensión muy distinta a la empresa:

• Los empleados se sienten parte de esa familia.
• Hay mayor lealtad.
• Existe mayor interés por lograr resultados a largo plazo.
• Hay proyecto.
• Hay cariño.
• Se tiene una proyección hacia futuro.

Desde mi punto de vista, el drama de la empresa familiar es que la familia nunca es neutral a la empresa, funciona muy bien o funciona muy mal. Cuando la familia funciona bien, esa empresa es parte de los negocios rentables.

Cuando la familia funciona mal va a acabar llevando a la empresa todos esos problemas, la va acabar o quebrando o llevando a un nivel de desarrollo muy pequeño. Por eso es fundamental que se atiendan estos ámbitos y confusiones. No se debe permitir que las confusiones se extiendan porque van a afectar de manera directa a la competitividad del negocio.

¿LOS VALORES EMPRESARIALES SON TAMBIÉN LOS DE LA FAMILIA?

Sí, la familia infunde los valores en la empresa de manera clarísima. No se pueden vivir unas cosas en la familia y otras muy diferentes en el negocio. Los negocios rentables viven de los valores que les impregna su familia.

Una familia que vive con honestidad, cariño, trabajo arduo, transparencia y capacidad permeará con esos valores a la empresa. Conflictos, resentimientos, ocultamiento de la verdad, excesos en el gasto patrimonial van a acabar por afectar al negocio. En este último caso, la empresa se desgasta, se ocultan las cosas y va a existir desconfianza dentro de la empresa.

Los valores parten de las personas. Por lo tanto, si se es una persona honesta, se tendrá un negocio honesto. La empresa es el reflejo de lo que son las personas que la conforman. Los valores que se viven en la empresa reafirman y afianzan los valores que se viven en la familia.

En ese sentido, la familia se beneficia de la empresa que refuerza sus propios valores. Pero, definitivamente, los valores parten de la familia hacia la empresa.​​